In tijden van corona werd het bezoeken van een kerkdienst aan banden gelegd. Waar normaal gesproken mensen vrij komen en gaan, moesten ook kerken het aantal bezoekers gecontroleerd toelaten. Voor Baptistengemeente Katwijk is een aanmeldformulier ontwikkelt, waarbij de uitdaging was om de aanmeldingen per dienst met de juiste groepen te delen.

De basis van de website is WordPress. De activiteiten staan in The Event Calendar en voor de formulieren GravityForms. De procedures zijn uitgewerkt in Google Script.

Agenda voorzien van aanmeldformulier

Het secretariaat beheert de agenda van de erediensten. Omdat de agendapunten op de website en de app van de leden moeten komen, is gekozen om alle evenementen in te plannen in Google Calendar. The Event Calendar bevat een automatische import om evenementen als WordPress-bericht te verwerken. De activiteiten worden meteen aan de juiste categorie gekoppeld. Baptistengemeente Katwijk organiseert meerdere evenementen en elk van die evenementen zijn ieder weer aan een eigen categorie gekoppeld, om op de website relevante overzichten te bieden. In WordPress plaatsen we automatisch onder een diensten-activiteit een aanmeldformulier. Het formulier verdwijnt automatisch 12 uur voordat de dienst plaatsvindt.

Aanmeldingen ophalen per dienst

GravityForms slaat de aanmeldingen per dienst op. In feite staan ze in één grote lijst, maar die kan per dienst worden gefilterd. Met Google Script wordt de data van The Event Calendar en die van GravityForms via de WordPress REST API opgehaald en verwerkt in Google Spreadsheets. Per dienst wordt een aparte Google Spreadsheet aangemaakt. De dag vóór de dag (vaak zondag, maar bij speciale feestdagen kan dit ook afwijken) wordt de Google Spreadsheet toegewezen aan alle groepen. De mensen die aan een van de groepen zijn gekoppeld, ontvangen een e-mail met een link naar de Google Spreadsheet. Wie zijn dan die groepen?

  • Het welkomstteam. Zij houden bij wie naar de dienst komen.
  • De zondagsschool. In het aanmeldformulier geven leden of vaste bezoekers aan hoeveel kinderen zij naar de zondagsschool brengen.
  • Peuteropvang. Ook is het mogelijk om het aantal peuters & baby’s op te geven.
  • Kosters. Die kunnen rekening houden met het aantal te plaatsen stoelen.
  • Broederraad. Als verantwoordelijken houden zij controle over het reilen en zeilen van de gemeente.

Google Script bevat verschillende functies. Iedere functie doet zijn eigen taak op de aangegeven tijd. Al die functionaliteiten bij elkaar zorgen ervoor dat de complete aanmeldprocedure is geautomatiseerd. Tijdens het gehele traject is veel informatie ingewonnen over de verschillende werkwijzen en daarmee het geheel ingericht.